您当前的位置:   首页  >   规章制度  >  档案管理

文档管理规定

发布日期:2014-06-26

一、文件、公函管理规定
第一条  上级主管部门文件,报实验室主任阅,登记后交相关人员办理。
第二条  学校科技处、人事处、财务处、外事处文件,报实验室副主任阅,登记后交相关人员办理。
第三条  工作处理完毕,须将文件交办公室负责文秘工作的人员整理归档。
二、文件、公函档案管理规定
第四条  档案主要分为两大类:第一类为上级主管部门和学校各部门下发的文件及公函;第二类为实验室会议记录、文件材料和各项工作的总结、统计报表以及重大活动的文字和数字化资料。
第五条  按综合事务部工作人员分工,将自己职责相关材料分类、分目建立案卷,并按照时间顺序整理好档案夹或档案卷中的档案,如果调离,要将各项材料移交(包括电子版)接管此项工作的人员。
第六条  借阅文件资料要办理登记手续,重要档案不得外借。
第七条  数字化资料要及时建立档案库,把档案资料作好备份。
第八条  年度末,综合事务部汇总所有的电子统计数字资料,并永久保存,由专人统一汇总。
三、课题档案管理条例
第九条  凡正式批准立项的课题,必须按规定,做好课题档案材料的收集工作。
第十条  以实验室集体的名义申请到的课题,其课题档案由科研秘书负责建档。
第十一条  验室成员个人申请的课题,由课题负责人负责建档。
第十二条  课题的归档文件材料,分为管理性文件材料和科技文件材料。归档材料必须完整、准确、系统,归档管理文件材料必须是原稿(原件)。
第十三条  实验室成员个人申请的课题结束时,课题负责人应将有关管理文件和科技材料一并交科研秘书归档。(课题组可留复印件一份,以备查阅)。